SMĚRNICE SPOLEČNOSTI UMARUTTI S.R.O. O ŘEŠENÍ OZNÁMENÍ

Účel: Stanovit pravidla a postupy pro podávání, přijímání, posuzování a řešení oznámení o možném protiprávním jednání ve společnosti Umarutti s.r.o. (dále jen "Společnost") a zajistit ochranu oznamovatelů v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb. (dále jen "Zákon").

Osobní působnost: Tato Směrnice stanovuje práva a povinnosti pro Společnost, Příslušnou osobu a Oznamovatele. Oznamovateli mohou být zejména (ale nejen) zaměstnanci (současní i bývalí), uchazeči o zaměstnání, členové orgánů, klienti a uživatelé platformy AreteApp, dodavatelé, poskytovatelé služeb, stážisté a další osoby, které pro Společnost vykonávají či vykonávaly práci nebo obdobnou činnost, nebo s ní byly či jsou v kontaktu v souvislosti s takovou činností, v souladu s § 2 Zákona.

Věcná působnost: Upravuje celý proces od podání po řešení oznámení.

Časová působnost: Vztahuje se na oznámení týkající se jednání bez ohledu na to, kdy k němu došlo.

Zde budou definovány klíčové pojmy jako: Oznamovatel, Oznámení, Protiprávní jednání (s odkazem na § 2 Zákona ), Odvetné opatření (s odkazem na § 4 Zákona ), Příslušná osoba, Společnost, Spřízněná osoba, Nástroj (FaceUp platforma ), Zákon. (Vycházet ze vzoru a Zákona ).

Oznamovatel: Fyzická osoba, která činí Oznámení dle Zákona, protože se o Podezřelé skutečnosti dozvěděla v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností vykonávanou pro Společnost (nebo s níž byla v kontaktu v souvislosti s takovou činností), včetně klientů Společnosti a uživatelů platformy AreteApp.

Společnost určuje jako Příslušnou osobu pana Vladimíra Kondratěnka, jednatele společnosti. Kontaktní údaje příslušné osoby jsou [email protected] a telefonní číslo +420 606 751 525.

Příslušná osoba splňuje veškeré zákonné požadavky stanovené v § 10 zákona o ochraně oznamovatelů, tedy je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. V rámci svých povinností přijímá a posuzuje oznámení o možném protiprávním jednání, navrhuje vedení společnosti nápravná opatření k odstranění zjištěných nedostatků, postupuje při vyřizování oznámení nestranně a objektivně a zachovává mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozví v souvislosti s výkonem své funkce, v souladu s § 11 zákona.

Společnost garantuje, že příslušná osoba nebude jakkoliv postihována za řádný výkon své činnosti vyplývající z této funkce, jak stanoví § 11 zákona o ochraně oznamovatelů. Tato ochrana zahrnuje zejména zákaz jakýchkoliv sankcí, diskriminace nebo jiných negativních důsledků souvisejících s řádným plněním povinností příslušné osoby.

Kdo může podat: Oznámení může podat jakákoliv fyzická osoba, která se o možném protiprávním jednání dozvěděla v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností pro Společnost (nebo v kontaktu s ní), jak je definováno v § 2 Zákona. To výslovně zahrnuje zaměstnance (současné i bývalé), uchazeče o zaměstnání, členy orgánů Společnosti, klienty a uživatele platformy AreteApp, dodavatele, poskytovatele služeb, stážisty a další spolupracující osoby.

Co lze podat: Viz Věcná působnost a § 2 Zákona. Zmínit, že se nevztahuje na vědomě nepravdivá oznámení (§ 7 odst. 3 Zákona ). Vyloučit informace dle § 3 Zákona.

Způsoby podání (§ 9 Zákona ):

• Preferovaný: Nástroj FaceUp:https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – písemně i ústně (hlasová zpráva), anonymně i neanonymně.
• E-mail:[email protected]
• Telefon:+420 606 751 525
• Osobně:Po domluvě s Příslušnou osobou (do 14 dnů).
• Externě:Možnost podat u Ministerstva spravedlnosti.

Obsah oznámení: Údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele (pokud není anonymní a jsou poskytnuty), a informace o možném Protiprávním jednání (§ 2 odst. 2 Zákona).

Potvrzení o přijetí: Do 7 dnů, s výjimkami (§ 12 odst. 2 Zákona).

Evidence: Vedení evidence v Nástroji FaceUp v rozsahu dle § 21 Zákona.

Uchovávání: Po dobu 5 let (§ 21 odst. 2 Zákona).

Přístup: Pouze Příslušná osoba (§ 21 odst. 3 Zákona).

Záznam ústních oznámení: Nahrávka (se souhlasem) nebo přepis, možnost vyjádření oznamovatele (§ 19 Zákona).

Lhůta: Do 30 dnů, možnost prodloužení 2x o 30 dnů (§ 12 odst. 3 Zákona).

Postup: Příslušná osoba posuzuje nestranně, shromažďuje informace, může žádat o součinnost.

Nedůvodné oznámení: Vyrozumění oznamovatele, poučení o právu podat u orgánu veřejné moci (§ 12 odst. 6 Zákona).

Důvodné oznámení: Návrh nápravných opatření Společnosti (§ 12 odst. 5 Zákona).

Vyrozumění oznamovatele: Informace o výsledku posouzení (§ 12 odst. 3 Zákona).

Přijetí: Společnost přijme vhodná opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu (§ 9 odst. 2 písm. g) Zákona).

Příklady: Změna procesů, školení, disciplinární řízení, ukončení vztahu, náhrada škody, podání trestního oznámení.

Informování oznamovatele: O přijatých opatřeních (§ 12 odst. 5 Zákona).

Zákaz odvetných opatření: Striktní zákaz jakékoliv formy odvety vůči oznamovateli a dalším chráněným osobám (§ 4 Zákona).

Ochrana totožnosti: Povinnost Příslušné osoby zachovávat mlčenlivost o totožnosti, výjimky dle § 20 Zákona.

Důvěrnost: Povinnost zachovávat mlčenlivost o obsahu oznámení (§ 11, § 20 Zákona).

Zpracování osobních údajů v souladu s GDPR a Zásadami ochrany osobních údajů Společnosti. Informování oznamovatelů o zpracování.

Společnost zajistí, aby byla tato Směrnice a informace o whistleblowingu dostupné všem relevantním osobám (např. na intranetu, webu).

Společnost zajistí školení zaměstnanců a Příslušné osoby.

Účinnost směrnice od 25.05.2025